AAU logo

Vejledning til eksaminator/censor

Vejledning til afholdelse af digitale eksaminer – guide til eksaminator og censor


For at sikre en fortsat høj kvalitet og for at skabe de bedste rammer for, at studerende på Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde kan demonstrere deres viden, færdigheder og kompetencer ved de kommende eksaminer, er følgende guidelines udviklet. Fagligt set skal I selvfølgelig afholde eksamen, som I plejer at gøre, men nedenfor finder I en vejledning til den digitale afholdelse af ordinære eksaminer i forbindelse med eksamensafvikling i forårssemestret 2020 samt reeksaminer.

“Reglerne for afvikling af prøver i forårssemestret 2020” er tillæg til reglerne i Eksamensordningen, som også er gældende ved afviklingen af digitale prøver. De opdaterede regler er tilgængelige på Studieservice's hjemmeside.

For alle skriftlige prøver

Eksaminator har ansvar for, at eksamensopgaven er kvalitetssikret og uploadet rettidigt som under normale forhold.

For alle mundtlige prøver

Studiesekretæren har ansvaret for forberedelse af følgende:

  • Udsender information til de studerende om “Tro- og loveerklæring” samt håndteringen af denne.
  • Ved manglende Tro- og loveerklæring kontakter studiesekretæren den studerende med påmindelse. Studiesekretæren orienterer eksaminator om, hvilke studerende der inden eksamen ikke har indgivet “Tro- og loveerklæring” og dermed ikke kan gå til eksamen.
  • Indkalder den/de relevante studerende og eksaminator samt censor til eksamen i Outlook til Microsoft Teams-møde.
  • Sikrer at studerendes telefonnumre indhentes via Digital Eksamen.
  • Afstemmer på studienævnsniveau, hvor meget pause der ønskes mellem hver eksamen, herunder om der skal afsættes ekstra tid i eksamensplanen i tilfælde af, at en gruppe ønsker at modtage bedømmelserne individuelt.
  • Prøverne er i udgangspunktet offentlige således at der kan deltage gæster, der ønsker at overvære eksaminationen. Prøven afvikles i et ”digitalt eksamenslokale”, hvor andre end bedømmer og eksaminand har mulighed for at overvære eksaminationen. For at kunne overvære en eksamination skal gæsterne tage kontakt til studiet, der så skal sørge for, at gæsterne får adgang til den offentlige del af prøven i det program, der anvendes til prøven.

Forberedelse af alle mundtlige prøver og afstemning mellem censor og eksaminator:

  • Der SKAL benyttes kamera til eksaminationen!
  • Husk at sikre, at du har downloadet Microsoft Teams.
  • Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet - gerne to dage før. Tjek at lyd, kamera, delskærm-funktion og internetforbindelse fungerer optimalt på både PC/Mac og mobil, hvis en af enhederne skulle udvise systemsvigt. Genstart eventuelt din PC/Mac.
  • Du har mulighed for at teste dit udstyr sammen med en it-supporter på hverdage mellem kl. 8.30-10.30 og kl. 13-15. Adgang til testen (Adgang kun med AAU login).
  • Kontakt ITS Support, hvis du oplever problemer. E-mail: support@its.aau.dk, tlf.: 9940 2020.
  • Ved censor og eksaminators formøde sikres det, at der under eksamen tages noter på behørig vis (ligesom under normale omstændigheder. Det vil være oplagt at have en notesblok liggende). Hav desuden karakterskalaen inden for rækkevidde.
  • Som en sikkerhed for den studerende opfordres der til at sende eksamenspræsentationer (ex. PowerPoints) til eksaminator og censor senest 24 timer før eksamen ved at besvare mødeindkaldelsen i Outlook (i tilfælde af tekniske problemer under eksamen). Del-skærm-funktion i Teams kan som udgangspunkt benyttes i eksamenssituationen. 
  • Forventningsafstem, hvordan I vil forholde jer til muligheden for at afbryde eksamen, hvis der er mistanke om snyd.

Yderligere opmærksomhedspunkter ved gruppeeksamen:

  • Ved gruppeeksamener aftales det forud for eksamen, hvordan I vil understøtte, at alle studerende bidrager i præsentation, besvarelse af spørgsmål og diskussion. Videreformidl dette til de studerende før eksamen starter. 
  • Aftal forud for gruppeeksamen, hvordan de studerende ønsker at modtage deres individuelle bedømmelse efter eksaminationen – enkeltvis eller gruppevis. (Den studerende har ret til at få meddelt bedømmelsen uden deltagelse af øvrige eksaminander). 
  • Ved gruppeeksaminer benyttes chatfunktionen i Microsoft Teams til at melde ind med kommentarer/markere, når de studerende har noget at byde ind med. 
  • Ved gruppeprøver skal de studerende som udgangspunkt sidde i hvert sit lokale. Er der ved gruppeeksamen ønske fra de studerende at sidde i samme lokale, skal dette drøftes med vejleder i forbindelse med den sidste vejledning inden eksamen. Det er den studerendes ansvar at vurdere, om det vil være optimalt for gruppen at sidde i samme lokale under eksamen. Det anbefales, at de studerende sidder max. 2 personer sammen ved gruppeeksamen og tilgår eksamen fra én computer. Ved større grupper anbefales det, at hvert gruppemedlem benytter hver sin computer i hvert sit lokale. 
    Gruppen skal teste og sikre, at det rent teknisk kan lade sig gøre at sidde i samme lokale, inden gruppen drøfter dette med vejleder. De studerende opfordres til at overveje og vurdere følgende punkter nøje, inden de går i dialog med vejleder omkring at sidde sammen:
    1. Er internetforbindelse tilstrækkelig til at alle er koblet på?
    2. Er der udfordringer med lyden/ekko?
    3. Er det en optimal løsning ift. kamera og billede, hvis de er flere som tilgår eksamen fra én computer? Vejleder kan afvise forslaget, hvis vejleder ikke finder det betryggende.
  • Vejledning til hvordan I finder de studerendes telefonnumre i Digital Eksamen kan findes nedenstående (se bilag 1, nederst på siden).

Selve eksaminationen:

  • For at opstarte og deltage i mødet i Teams - tryk på linket ‘deltag i Microsoft Teamsmøde’, som findes i mødeindkaldelse i Outlook. 
  • Eksaminationstiden inkluderer tid til formøde mellem eksaminator og censor. Eksaminator og censor tilgår Teamsmødet ved starttidspunktet. Når eksaminator og censor er klar inviteres/ringes den/de studerende op inde fra Teams. Studerende kan inviteres fra Teamsmøde vha. ‘vis deltager’-knap i menu-baren, hvorefter deltagervinduet fremvises i højre side af skærmen. Hold musen over navnet på den studerende og højreklik på “anmod om at deltage”. (Alternativt kan det aftales med de studerende, at de selv tilgår Teams-mødet ved at klikke på linket i deres Outlook mødeindkaldelse, og at eksaminator og censors formøde og votering afholdes via telefon). 
  • Indled evt. med forventningsafstemning med de studerende før den reelle eksamination går i gang.
  • Ved eksaminationens begyndelse panorerer de studerende kameraet i rummet, så det tjekkes, at der ikke er uvedkommende til stede. (Der kan dog give tilladelse til, at de studerende kan sidde i samme lokale under gruppeeksamen. Dette har I aftalt på forhånd.) Den studerende fremviser studiekort. 
  • Aftal at tage en timeout undervejs og check med de studerende, om de oplever, at eksaminationen forløber fint, eller om der skal laves ændringer. 
  • Votering: Eksaminator kan fjerne den studerende fra Teamsmødet ved at højreklikke på navnet og vælge ‘fjern deltager‘ (eller den studerende forlader det virtuelle møde). Eksaminator inviterer den studerende ind i Teams igen ved at højreklikke på navnet og vælge “anmod om at deltage”. (Alternativt voteres der via separat opkald per telefon, mens den studerende venter i Teams.)

Bemærk ved tekniske udfordringer:

  • Såfremt der er tekniske udfordringer i forbindelse med afviklingen af mundtlige prøver, skal bedømmerne kompensere de studerende ved at give dem ekstra tid. Eksaminator og censor afgør på baggrund af et fagligt skøn, hvor meget tid der gives ekstra. Kan prøven ikke gennemføres pga. tekniske udfordringer, kan prøven afholdes enten digitalt eller fysisk på et andet tidspunkt (Jf. Regler for afvikling af prøver i forårssemesteret 2020). 
  • Censor er ansvarlig for at tage tid på udfald og afbrydelser af eksamen. 
  • Ved tekniske nedbrud ringer censor eksaminator op via telefon mhp. at aftale det videre forløb.

Vejledning til Microsoft Teams
 

► Introduktion til hvordan eksterne censorer tilgår MS Teams   

► Introduktion til hvordan eksterne lektorer logger på AAU MS Teams    

► Overordnet vejledning til Teams

OBS

På IT Supports hjemmeside er der desuden udviklet vejledninger til brug af TEAM ifm. afholdelse af eksamen. Vær opmærksom på, at der kan være modsatrettede anvisninger i de centralt udviklede vejledninger i forhold til denne lokale vejledning. Det drejer sig om anbefalinger i de centrale vejledninger til at bruge kanaler til eksamen og votering. Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde anbefaler, at vejledere benytter de indkaldelser, som studiesekretærerne laver i Outlook, hvor der indkaldes til ét møde og ikke to møder, som det fremgår af vejledningen på IT Supports hjemmeside.

Øvrige nyttige links
 

► Digital Eksamen

► ITS, guides til fjernundervisning, undervisning og møder

► Center for Digitalt Understøttet Læring (CDUL)

BILAG 1

I finder de studerendes telefonnumre i Digital Eksamen (brug Google Chrome eller Firefox som browser). Gå ind i Digital Eksamen Tryk på modul/kursus for eksamenVis detaljer for alle besvarelser. Under gruppenavn vil den konkrete gruppe fremgå med navn og studienummer og nederst på siden under Opgavesæt, vil de studerendes telefonnumre fremgå.

Institut for Politik og Samfund・ Fibigerstræde 1,3 og 5, 9220 Aalborg Øst ・ Frederikskaj 10B, 2450 København SV
Telefon.: 9940 8192・E-mail: inst.dps@dps.aau.dk
VAT nr.: 29102384・EAN-nummer: 5798000420656 • P-numre: Aalborg: 1003888237, København: 1018019139