Information om corona/covid-19 i forbindelse med undervisning og eksamen

For at sikre, at de online eksaminer, som du og dine medstuderende skal deltage i, fortsat har høj kvalitet, og for at sikre de bedst mulige vilkår for, at du/I kan demonstrere din/jeres viden, færdigheder og kompetencer, har Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde udviklet disse guidelines til afvikling af digitale eksaminer.

Vi vil bede dig/jer om at sætte dig/jer godt ind i disse guidelines i god tid før eksamen. Det er en god ide at erfaringsudveksle og forventningsafstemme med medstuderende, vejleder og underviser, så vi i fællesskab kan sikre nogle inspirerende og udviklende eksaminer for dig og dine medstuderende.

Eksamensordningen på AAU og særlig  information om eksamen under COVID-19 ligger på følgende hjemmesider: https://www.studieservice.aau.dk/studielegalitet og https://www.studieservice.aau.dk/eksamen/.

Afholdelse af digital eksamen kan ske ved brug af Microsoft Teams eller andet hensigtsmæssigt program. Vejledningen er udarbejdet med henblik på brug af Microsoft Teams.

Generelt for alle skriftlige og mundtlige prøver

• Vær sikker på, at du har afleveret ”Tro- og loveerklæring”. Dette gøres ved, at du afkrydser feltet omkring “Tro og loveerklæring” i Digital Eksamen samtidig med, at du uploader din opgave.  Hvis du ikke har afkrydset tro-og loveerklæring i Digital Eksamen, kan du ikke gå til eksamen. Er andet besluttet, får du direkte besked af studiesekretæren - se vejledning til tro-og loveerklæring.
   
• Ved gruppeeksamen bekræftes “Tro- og love-erklæring” sammen med besvarelsen (på vegne af gruppen). Det vil derfor kun være den studerende, som afleverer på vegne af gruppen, som ser erklæringen, men I skal være opmærksomme på, at en accept af invitationen til en gruppeaflevering også indebærer en accept af tro- og love-erklæringen på vegne af alle studerende i gruppen. 
   
• Vær sikker på, at du har opgivet dit telefonnummer via Digital Eksamen (i tilfælde af problemer med teknikken). Ved gruppeeksamen skal den studerende, som afleverer på vegne af gruppen, registrere gruppemedlemmernes telefonnumre i feltet "opgavesæt" på denne måde: 12345678 (navn), 12345678 (navn) osv. 
   
• Har du spørgsmål til afholdelsen af eksamen, skal du have kontaktet din underviser eller sekretær i god tid, så de har ordentlig tid til at besvare disse. 
   
• Sørg for, at de tilladte hjælpemidler er inden for rækkevidde. 
   
• Det er dit eget ansvar at have en computer med et velfungerende kamera og en velfungerende internetforbindelse.

Særligt for mundtlige prøver

Før eksamen

• Du vil blive indkaldt til eksamen via Microsoft Teams. Vær opmærksom på at godkende mødeindkaldelsen fra din AAU-mail. Her kan du downloade det relevante program på dine enheder. 
   
• Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet - gerne to dage før. Tjek at lyd, kamera, del-skærm-funktion og internetforbindelse fungerer optimalt på både PC/Mac og mobil, hvis en af enhederne skulle udvise systemsvigt.
  Opdater og genstart eventuelt din PC/Mac. Kontakt IT Support, hvis du oplever problemer. Link til IT Support AAU. 
   
• Sid klar i tilstrækkelig god tid til at deltage i den relevante eksamen (f.eks. 15 min før eksamens begyndelse). Afvent, at du vil blive ringet op fra Teams af eksaminator. (Alternativt, kan du efter aftale med eksaminator tilgå Teams-mødet via link i Outlook mødeindkaldelsen). 
   
• Hvis du påtænker at bruge en præsentation til eksamen, opfordres du til at sende præsentationen til eksaminator og censor senest 24 timer før eksamen ved at “besvare alle” i mødeindkaldelsen i Outlook (i tilfælde af tekniske problemer under eksamen). Del-skærm-funktion i Teams kan som udgangspunkt benyttes i eksamenssituationen. 
   
• Sørg for at informere eksaminator eller censor inden eksamen går i gang, hvis der er særlige hensyn, de skal tage højde for. 
   
• Forventningsafstem/spørg ind til, hvordan eksaminator og censor påtænker, at eksamen skal forløbe, før eksamen går i gang.
   
• Find dit studiekort frem, så du er sikker på, at du har det. Kan det ikke findes, skal du kontakte Facility Support i Fibigerstræde 4. 
   
• Ved gruppeeksamen bør I aftale i god tid i gruppen, hvordan I vil understøtte, at alle bidrager i præsentation, besvarelse af spørgsmål og diskussion. Lav aftaler om dette med eksaminator og censor, før eksamen går i gang. Markering/række hånden op sker via chat-funktionen.
   
• Ved gruppeeksaminer skal I være afklarede omkring og have afstemt, hvordan I vil modtage jeres individuelle bedømmelse/karakteren – sammen eller hver for sig? Dette skal afstemmes med eksaminator og censor forud for eksamen. 

​Under eksaminationen

• For at deltage i mødet i Teams: Opstart Teams-appen på din computer og afvent opringning fra eksaminator (alternativt kan det aftales med eksaminator, at tilgang til Teams-mødet kan ske via link i Outlook). 
   
• Hav dit studiekort klar til at vise frem, hvis eksaminator og censor efterspørger det.
   
• Der skal bruges kamera under eksamen. Vær parat til at filme rundt i lokalet, hvor du sidder, samt at dele skærm, mens eksamen afvikles, hvis eksaminator eller censor beder dig om det.  AAU’s disciplinære regler foreskriver, at der skal filmes rundt i lokalet for at ’bevise’, at du er alene i lokalet og ikke kan få hjælp af andre. Dette gives der samtykke til gennem “Tro- og loveerklæringen”. Det er dog tilladt at sidde i samme lokale, som sine gruppemedlemmer under gruppeeksamen, hvis dette er drøftet og aftalt med eksaminator.
   
• Hav din mobiltelefon tilgængelig, men dog uden for rækkevidde, i tilfælde af tekniske nedbrud mens prøven afvikles.
   
• Forvent, at der undervejs i eksamen eventuelt tages en timeout, hvor du/I og eksaminator samt censor evaluerer, om eksaminationen forløber fint, eller om der skal laves ændringer. 
   
• Vær opmærksom på at tale tydeligt (og måske langsommere end ellers), så eksaminator og censor får alt med.  
   
• Ved votering skal du forlade Teams-mødet. Eksaminator og censor ringer dig op igen på Teams, når de er færdige med voteringen. (Alternativt kan du efter aftale med eksaminator forblive i Teams-mødet, mens eksaminator og censor voterer via telefon.)

Bemærk ved tekniske udfordringer

• Såfremt der er tekniske udfordringer i forbindelse med afviklingen af mundtlige prøver, skal bedømmerne kompensere de studerende ved at give dem ekstra tid. Eksaminator og censor afgør på baggrund af et fagligt skøn, hvor meget tid der gives ekstra. 
   
• Kan prøven ikke gennemføres pga. tekniske udfordringer, kan prøven afholdes enten digitalt eller fysisk på et andet tidspunkt. 
   
• Ved tekniske nedbrud ringer censor eksaminator op via telefon mhp. at aftale det videre forløb.

► Generel vejledning til Microsoft Teams 

► Test af IT-udstyr

I nærværende dokument er informationen vedr. COVID-19-situationen samlet, herunder link til relevante og vigtige hjemmesider samt hvilke forventninger der er til jer som studerende på AAU.

AAU’s Corona-hjemmeside

AAU’s generelle informationsside for studerende om COVID-19: https://www.aau.dk/coronavirus/studerende-students/

Se venligst filmen Forebyg coronasmitte på campus

God corona-adfærd

Som studerende skal du være med til at sikre god corona-adfærd:

• Hold afstand efter myndighedernes anbefalinger.
   
• God tid til at komme ind og ud af undervisningslokalerne.
   
• Sprit hænder – der findes sprit uden for lokalerne.

Undervisning

Da der er sket en tilpasning af undervisningen i efterårssemestret 2020 ift. den situation, vi står i mht. coronasmitte, vil en del undervisning foregå digitalt, og den fysiske undervisning vil være præget af en række forholdsregler. Undervisningen foregår på forskellig vis afhængig af, hvilken uddannelse du tilhører, og flere modeller er taget i brug:

• Undervisning med klyngeinddeling (se nedenfor).
   
• 50% digitalt og 50% fysisk samtidig.
   
• Streaming mellem lokaler.
   
• Online undervisning/øvelser.

På grund af de særlige forhold under corona, er undervisningen fordelt over hele dagen, og kan forekomme i ydertimerne.

”Dukseordning”

Vær forberedt på, at I som studerende skal være med til at understøtte følgende:

• I forbindelse med hver undervisningsgang skal I som studerende hjælpe med at aftørre borde efter hver undervisningsgang. Den studerende på hver række yderst til venstre (set fra tavlen) har denne opgave. Der vil være spande med sprit wipes ved undervisningslokalerne.
   
• I forbindelse med kombineret undervisning, hvor 50 % af holdet er fysisk til stede, mens de resterende 50 % vil deltage via streaming, vil koordinatoren udpege ”dukse” blandt studerende, som er fysisk tilstede. Duksene vil blive vejledt af studentermedhjælpere i håndtering af it-udstyret, således de efterfølgende kan supportere underviserne ifm. streamingudstyret.

Undervisning i klynger – OBS: gælder kun på nogle uddannelser og semestre

De seneste retningslinjer fra UFM giver universitetet mulighed for, at 1-meter-kravet kan fraviges i undervisningssituationer, så mere undervisning kan gennemføres med fysisk fremmøde. Klynger er indført på nogle uddannelser og nogle semestre, hvor studienævn har vurderet, at det er relevant.

Undervisning foregår i klynger på ca. 30 personer. Kravet er, at studerende indgår i faste klynger, at studerende kun indgår i én klynge, og at afstandskravet opretholdes mellem de forskellige klynger samt mellem klynge og underviser. Bemærk at afstandskravet på 2 meter til underviser skal opretholdes, da vedkommende møder flere klynger af studerende.

Klyngerne gælder kun i undervisningslokalerne. I kantinen og øvrige friarealer er 1-meters reglen gældende.

Projektgrupper skal dannes inden for klyngerne.

Seminarrum og auditorier vil være opdelt i zoner, hvilket markeres med mærker på bordene. Der er sat en Corona-guide op på døren til undervisningslokalet.

OBS: Studerende på uddannelser, hvor der ikke anvendes klynger, skal fordele sig i lokalerne, så der kun sidder en på hver anden stol!

Klyngerne kan evt. blive udstyret med armbånd i forskellige farver, som illustrerer, hvilken klynge man tilhører.

Studerende på semestre, hvor klynger anvendes, får besked herom af studiesekretærer.

Alkoholpolitik for arrangementer for, og med, studerende i efterårssemestret 2020 

På baggrund af den nuværende situation omkring COVID-19, er det besluttet på AAU, at der ved arrangementer ikke må serveres alkohol for studerende i efterårssemestret 2020. Dette gælder arrangementer på campus og i lånte/lejede lokaler.

Politikken er gældende indtil 31. januar 2021.

Forholdsregler hvis du bliver smittet eller har symptomer på COVID-19

Studerende, der har symptomer, der kunne tyde på COVID-19 (feber, ondt i halsen, muskelsmerter, tør hoste mv.), må ikke møde op på universitetet. Hvis du har symptomer på COVID-19, skal du isoleres i hjemmet indtil 48 timer efter symptomerne er ophørt.

Du skal orientere instituttet om mistanken om smitte ved at skrive en mail til corona-syg@id.aau.dk.

Vi anbefaler, at du kontakter din læge og får taget en COVID-19-test.

Hvis du er testet positiv for COVID-19

• Skal du orientere instituttet. Det gør du ved at sende en mail til corona-syg@id.aau.dk.
   
• Og i øvrigt følge myndighedernes retningslinjer omkring opsporing af nære kontakter, hvad angår nære kontakter uden for AAU.
   

• Du må først møde op på universitetet når du er smittefri igen: 
  ♦ Sygdom med symptomer: Du skal være symptomfri 48 timer inden fremmøde.
  ♦ Sygdom uden symptomer: selvisolation indtil 7 dage efter, at du fik taget testen.

Til dig, der er nær kontakt til en person der er smittet med ny coronavirus

Når du får besked om, at du er nær kontakt til en person smittet med ny coronavirus, skal du kontakte Coronaopsporing, der er en enhed under Styrelsen for Patientsikkerhed, og som kan henvise dig til test. Når du er blevet henvist, skal du selv gå ind på coronaprover.dk og booke tid til 2 tests:

• 1. test: Book tid til første test hurtigst muligt efter, at du er blevet henvist, dog tidligst 4 dage efter, at du første gang var i nær kontakt med den smittede. Hvis du løbende har haft nær kontakt med en smittet, f.eks. fordi I bor sammen, skal du booke tid til første test hurtigst muligt.
   
• 2. test: Book tid til anden test 2 dage efter den første test. Hvis der er gået mere end 6 dage efter du sidst var i nær kontakt med den smittede, skal du ikke have to tests og behøver kun at booke tid til første test.

► Se desuden pjecen fra Sundhedsstyrelsen vedr. nære kontakter.

Studerende som føler sig sløje med symptomer på COVID-19, mens de er på AAU, skal tage hjem og følge retningslinjerne ovenfor.

Du må først møde op på universitetet, når du har været symptomfri i 48 timer.

Se forholdsregler: https://www.aau.dk/coronavirus/studerende-students/Forholdsregler/.

► Se opfølgning på fysisk studiemiljø 2020

Bemærk: Grupperum kan KUN bookes via det elektroniske bookingsystem.

Oprettelse/adgang

Hver enkelt gruppe har én fælles bookingadgang.

For at få adgang til systemet skal ét medlem af gruppen udfylde ansøgningsskemaet "Ansøgning om adgang" med de påkrævede informationer. Find ansøgningsskemaet for din uddannelse nederst på siden.

• Sekretæren vil derefter oprette gruppen i systemet, således at booking vil kunne begynde.
• Når en gruppe er oprettet, vil der automatisk blive sendt en e-mail til den oplyste mail adresse med password og brugernavn. (Det er altså ikke sekretæren, der personligt giver denne besked til gruppen).

Brugen af systemet

Booking foregår ved at gå ind på http://book.webbook.dk/auc/studbook/

• Hver gruppe kan booke op til 10 enheder af gangen.
• Hver enhed er af 1 times varighed.
• Der kan bookes hverdage 7-22.
• Når tidsrummet for den første enhed er udløbet, fornys retten til at booke endnu en gang.
• Når en gruppe booker, så vil der på skærmen komme besked om, hvilket betjentkontor man eventuelt skal henvende sig til for at få adgang med nøglekortet (hvis man booker i andre bygninger).
• Har gruppen booket en tid, som den alligevel ikke får brug for, så bedes den slettet, så andre grupper kan komme til.
• Når et rum er booket af en gruppe, råder gruppen over rummet i hele tidsrummet.

Bemærk

Adgangskontrollen aktiveres fra kl. 15.30, afhængigt af bygning.
Alarmer tilsluttes kl. 20.

Den elektroniske booking er eneste gyldige reservation af grupperum.

Ved problemer kontakt venligst IT-afdelingen på mail: support@its.aau.dk

Afregning sker via AAU eForms. Følg vejledningerne på de enkelte sider. Skulle der opstå behov for assistance bedes du henvende dig til din kontaktperson på AAU.

Sørg for at have al nødvendig dokumentation klar inden du går i gang - det vil ikke være muligt at gemme en kladde.

• Udfyld e-formularen
   
• Se vejledning til danske gæster
• See guide for English speaking guests

Afregning af rejser til censorer og gæsteforelæsere m.fl. skal ske i overensstemmelse med gældende bestemmelser for ansatte i staten (tjenesterejsecirkulæret).

Befordring 

Der skal så vidt muligt benyttes billigst offentlige transportmidler. Benyttelse af egen bil kan dog finde sted, hvor forholdene taler derfor, specielt når det i det givne tilfælde er det mest økonomiske for AAU. Taksten, for kørsel i egen bil er den af Finansministeriet fastsatte for anden godkendt kørsel (lav sats).

Taxa kan benyttes til og fra banegård/busterminal, når tjenstlige forhold nødvendiggør det, eller når afrejse/ankomst finder sted enten i de tidlige morgentimer eller sent på aftenen. Taxabilaget skal være forsynet med oplysning om, hvorfra og hvortil kørsel er foregået samt dato. Under tilsvarende forhold kan egen bil også benyttes til og fra bane-gård/busterminal/lufthavn, når udgiften ikke overstiger udgiften ved benyttelse af taxa til/fra nærmeste banegård/busterminal.

Flybilletter bestiller og betaler rejsende selv, bilag fra flybilletter vedhæftes rejseafregning, så pengene kan refunderes.

Fortæring

Der udbetales ikke time-/dagpenge for tjenesterejser, der varer mindre end 24 timer, men i stedet kan rimelige merudgifter til måltider m.v. refunderes mod dokumentation. Med "rimelige merudgifter" skal forstås ca. 40% af dagpenge for frokost eller middag.

Hotel 

Der gøres opmærksom på, at det er de foreliggende hotelaftaler for statslige tjenesterejser, som skal benyttes. Ved hotelreservationen skal det oplyses, at det er efter statsaftalen. Det bemærkes, at statsaftalen forudsætter kontant afregning.

Følgende hoteller kan benyttes i Aalborg:

Følgende hoteller kan benyttes i København:

Der kan kun bestilles hotel, hvis man har to på hinanden efterfølgende dage med eksamen.

Eller

Man skal have længere end 2½ times kørsel til hjemmet, før overnatning kan bestilles, og det skal altid være aftalt med studiesekretæren, før det bestilles.

Afregning

Afregning sker via AAU eForms. Følg vejledningerne på de enkelte sider. Skulle der opstå behov for assistance bedes du henvende dig til din kontaktperson på AAU.

Sørg for at have al nødvendig dokumentation klar inden du går i gang - det vil ikke være muligt at gemme en kladde.

De oplysninger, du afgiver, vil blive brugt i AAUs interne procedurer for udbetaling, og de vil i et vist omfang blive videregivet i forbindelse med udbetaling - f.eks. til dit pengeinstitut.

Bemærk venligst: eForms må IKKE anvendes af ansatte på AAU.

Ved yderligere spørgsmål kontakt: studieokonomi@id.aau.dk

Med venlig hilsen

Fællesadministrationen for Institut for Politik og Samfund & Institut for Sociologi og Socialt Arbejde

I nærværende dokument er informationen vedr. COVID-19-situationen samlet, således information der er relevant for undervisere ved Institut for Politik og Samfund samt Institut for Sociologi og Socialt Arbejde kan findes her samt links til hjemmesider med vigtig information.

AAU’s Corona-hjemmeside

AAU’s generelle informationsside for medarbejdere om COVID-19: https://www.aau.dk/coronavirus/medarbejdere-employees/

Underviserens ansvar

Underviserne har ansvar for at:

• Sikre smitteafstand i de fysiske omgivelser efter myndighedernes anbefalinger.
   
• Sikre god tid til at komme ind og ud af undervisningslokalerne.
   
• Sikre, at der er tid til at aftørre bordene i lokalerne mellem holdene. Underviser skal derfor udpege ”dukse” blandt studerende, som skal tørrer bordene af efter hver undervisningsgang. Den studerende på hver række yderst til venstre (set fra tavlen) har denne opgave. Campus Service (CAS) sætter spande med sprit wipes ved undervisningslokalerne.
   
• Sikre, at studerende orienteres om at bruge håndsprit, som findes uden for lokalerne. 
   
• Sætte sig ind i ”Coronasmitte: Undervisernes huskeliste” (Bilag 1). 
   
• Koordinatorerne udpeger på 1. dag ”dukse” [1] blandt studerende, som skal instrueres i IT-udstyret i forbindelse med delt undervisning, hvor 50 % er fysisk tilstede, og de 50 % af de studerende er med digitalt vha. streaming.

Information vedrørende håndtering af forhold relateret til COVID-19 ved studiestart og afvikling af undervisning i efterårssemesteret 2020

Uddannelsesjura i Studieservice på AAU har udarbejdet en vejledning, som indeholder følgende:

• Forholdsregler til studerende, der bliver smittet med eller har symptomer på COVID19.
   
• Vejledning til institutterne om håndtering af studerende, der er forhindret i at deltage i undervisning og eksamen på grund af forhold, der er direkte relateret til COVID-19.

Se Vejledning om håndtering af studerende, der er forhindret i at deltage i undervisning og eksamen på grund af forhold, der er direkte relateret til COVID-19 fra Uddannelsesjura.

Undervisning

Undervisningen foregår på forskellig vis afhængig af, hvilken uddannelse det drejer sig om, og flere modeller er taget i brug:

• Undervisning med klyngeinddeling (se nedenfor).
   
• 50 % digitalt og 50 % fysisk samtidig.
   
• Streaming mellem lokaler.
   
• Online undervisning/øvelser.

Undervisning 50/50

Streaming i ”egne” seminarrum: Institutterne har indkøbt it-udstyr i form af faste kamerabare. De vil hurtigst muligt blive installeret i seminarrummene.

Til streaming anvendes it-udstyret, Polycom Studio. Se vejledning samt video. 

I forbindelse med første undervisningsgang vil det blive tilbudt, at der kommer en studentermedhjælper og instruerer de studerende i, hvordan it-udstyret fungerer, således de udpegede ”IT-Dukse” efterfølgende kan supportere underviseren ifm. streamning af undervisningen. Studentermedhjælperne som instruerer i it-udstyret kontakter semesterkoordinator på de relevante semestre. 

Undervisning i klynger -  – OBS: gælder kun på nogle uddannelser og semestre

De seneste retningslinjer fra UFM giver universitetet mulighed for, at 1-meter-kravet kan fraviges i undervisningssituationer, så mere undervisning kan gennemføres med fysisk fremmøde. Klynger er indført på nogle uddannelser og nogle semestre, hvor studienævn har vurderet, at det er relevant.

Undervisning foregår i klynger på ca. 30 personer. Kravet er, at studerende indgår i faste klynger, at studerende kun indgår i én klynge, og at afstandskravet opretholdes mellem de forskellige klynger samt mellem klynge og underviser. Bemærk at afstandskravet på 2 meter mellem studerende og underviser skal opretholdes, da I, undervisere, møder flere klynger af studerende.

Klyngerne gælder kun i undervisningslokalerne. I kantinen og øvrige friarealer er 1-metersreglen gældende.

Projektgrupper skal dannes inden for klyngerne.

CAS understøtter klyngeopdelingen ved at opmærke store lokaler i zoner. Zoneinddelingen markeres med mærker på bordene. CAS har indkøbt armbånd i forskellige farver, som kan benyttes til klynger blandt nye studerende. Disse udleveres hos Mary Christensen, CAS, mch@adm.aau.dk.

OBS: Studerende på uddannelser, hvor der ikke anvendes klynger, skal fordele sig i lokalerne, så der kun sidder en på hver anden stol!

Bilag 1

Huskelisten vil også ligge i alle undervisningslokaler.

[1] Se afsnittet ”Undervisning” for uddybning.

For at sikre en fortsat høj kvalitet og for at skabe de bedste rammer for, at studerende på Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde kan demonstrere deres viden, færdigheder og kompetencer ved eksaminer, som afvikles digitalt, er følgende guidelines udviklet. Fagligt set skal I selvfølgelig afholde eksamen, som I plejer at gøre, men nedenfor finder I en vejledning til den digitale afholdelse af eksamen i digital format.

“Reglerne for afvikling af prøver i forårssemestret 2020” er tillæg til reglerne i Eksamensordningen, som også er gældende ved afviklingen af digitale prøver.  De opdaterede regler er tilgængelige her.

For alle skriftlige prøver

Eksaminator har ansvar for, at eksamensopgaven er kvalitetssikret og uploadet rettidigt som under normale forhold.

For alle mundtlige prøver

Studiesekretæren har ansvaret for forberedelse af følgende:

• Udsender information til de studerende om “Tro- og loveerklæring” samt håndteringen af denne. 
   
• Ved manglende Tro- og loveerklæring kontakter studiesekretæren den studerende med påmindelse. Studiesekretæren orienterer eksaminator om, hvilke studerende der inden eksamen ikke har indgivet “Tro- og loveerklæring” og dermed ikke kan gå til eksamen. 
   
• Indkalder den/de relevante studerende og eksaminator samt censor til eksamen i Outlook til Microsoft Teams-møde. 
   
• Sikrer at studerendes telefonnumre indhentes via Digital Eksamen. 
   
• Afstemmer på studienævnsniveau, hvor meget pause der ønskes mellem hver eksamen, herunder om der skal afsættes ekstra tid i eksamensplanen i tilfælde af, at en gruppe ønsker at modtage bedømmelserne individuelt. 
   
• Prøverne er i udgangspunktet offentlige således at der kan deltage gæster, der ønsker at overvære eksaminationen. Prøven afvikles i et ”digitalt eksamenslokale”, hvor andre end bedømmer og eksaminand har mulighed for at overvære eksaminationen. For at kunne overvære en eksamination skal gæsterne tage kontakt til studiet, der så skal sørge for, at gæsterne får adgang til den offentlige del af prøven i det program, der anvendes til prøven

Forberedelse af alle mundtlige prøver og afstemning mellem censor og eksaminator:

• Der SKAL benyttes kamera til eksaminationen!
   
• Husk at sikre, at du har downloadet Microsoft Teams.
   
• Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet - gerne to dage før. Tjek at lyd, kamera, delskærm-funktion og internetforbindelse fungerer optimalt på både PC/Mac og mobil, hvis en af enhederne skulle udvise systemsvigt. Genstart eventuelt din PC/Mac.
   
• Du har mulighed for at teste dit udstyr sammen med en it-supporter på hverdage mellem kl. 8.30-10.30 og kl. 13-15. Adgang til testen (Adgang kun med AAU login).
   
• Kontakt ITS Support, hvis du oplever problemer. E-mail: support@its.aau.dk, tlf.: 9940 2020.
   
• Ved censor og eksaminators formøde sikres det, at der under eksamen tages noter på behørig vis (ligesom under normale omstændigheder. Det vil være oplagt at have en notesblok liggende). Hav desuden karakterskalaen inden for rækkevidde.
   
• Som en sikkerhed for den studerende opfordres der til at sende eksamenspræsentationer (ex. PowerPoints) til eksaminator og censor senest 24 timer før eksamen ved at besvare mødeindkaldelsen i Outlook (i tilfælde af tekniske problemer under eksamen). Del-skærm-funktion i Teams kan som udgangspunkt benyttes i eksamenssituationen. 
   
• Forventningsafstem, hvordan I vil forholde jer til muligheden for at afbryde eksamen, hvis der er mistanke om snyd.

Yderligere opmærksomhedspunkter ved gruppeeksamen:

• Ved gruppeeksamener aftales det forud for eksamen, hvordan I vil understøtte, at alle studerende bidrager i præsentation, besvarelse af spørgsmål og diskussion. Videreformidl dette til de studerende før eksamen starter. 
   
• Aftal forud for gruppeeksamen, hvordan de studerende ønsker at modtage deres individuelle bedømmelse efter eksaminationen – enkeltvis eller gruppevis. (Den studerende har ret til at få meddelt bedømmelsen uden deltagelse af øvrige eksaminander). 
   
• Ved gruppeeksaminer benyttes chatfunktionen i Microsoft Teams til at melde ind med kommentarer/markere, når de studerende har noget at byde ind med. 
• Vejledning til hvordan I finder de studerendes telefonnumre i Digital Eksamen kan findes nedenstående (se bilag 1, nederst på siden).

Selve eksaminationen:

• For at opstarte og deltage i mødet i Teams - tryk på linket ‘deltag i Microsoft Teamsmøde’, som findes i mødeindkaldelse i Outlook. 
   
• Eksaminationstiden inkluderer tid til formøde mellem eksaminator og censor. Eksaminator og censor tilgår Teamsmødet ved starttidspunktet. Når eksaminator og censor er klar inviteres/ringes den/de studerende op inde fra Teams. Studerende kan inviteres fra Teamsmøde vha. ‘vis deltager’-knap i menu-baren, hvorefter deltagervinduet fremvises i højre side af skærmen. Hold musen over navnet på den studerende og højreklik på “anmod om at deltage”. (Alternativt kan det aftales med de studerende, at de selv tilgår Teams-mødet ved at klikke på linket i deres Outlook mødeindkaldelse, og at eksaminator og censors formøde og votering afholdes via telefon). 
   
• Indled evt. med forventningsafstemning med de studerende før den reelle eksamination går i gang.
   
• Ved eksaminationens begyndelse panorerer de studerende kameraet i rummet, så det tjekkes, at der ikke er uvedkommende til stede. (Der kan dog give tilladelse til, at de studerende kan sidde i samme lokale under gruppeeksamen. Dette har I aftalt på forhånd.) Den studerende fremviser studiekort. 
   
• Aftal at tage en timeout undervejs og check med de studerende, om de oplever, at eksaminationen forløber fint, eller om der skal laves ændringer. 
   
• Votering: Eksaminator kan fjerne den studerende fra Teamsmødet ved at højreklikke på navnet og vælge ‘fjern deltager‘ (eller den studerende forlader det virtuelle møde). Eksaminator inviterer den studerende ind i Teams igen ved at højreklikke på navnet og vælge “anmod om at deltage”. (Alternativt voteres der via separat opkald per telefon, mens den studerende venter i Teams.)

Bemærk ved tekniske udfordringer:

• Såfremt der er tekniske udfordringer i forbindelse med afviklingen af mundtlige prøver, skal bedømmerne kompensere de studerende ved at give dem ekstra tid. Eksaminator og censor afgør på baggrund af et fagligt skøn, hvor meget tid der gives ekstra. Kan prøven ikke gennemføres pga. tekniske udfordringer, kan prøven afholdes enten digitalt eller fysisk på et andet tidspunkt (Jf. Regler for afvikling af prøver i forårssemesteret 2020). 
   
• Censor er ansvarlig for at tage tid på udfald og afbrydelser af eksamen. 
   
• Ved tekniske nedbrud ringer censor eksaminator op via telefon mhp. at aftale det videre forløb.

Vejledning til Microsoft Teams
 

► Introduktion til hvordan eksterne censorer tilgår MS Teams   

► Introduktion til hvordan eksterne lektorer logger på AAU MS Teams    

► Overordnet vejledning til Teams

OBS

På IT Supports hjemmeside er der desuden udviklet vejledninger til brug af MS Teams ifm. afholdelse af eksamen. Vær opmærksom på, at der kan være modsatrettede anvisninger i de centralt udviklede vejledninger i forhold til denne lokale vejledning. Det drejer sig om anbefalinger i de centrale vejledninger til at bruge kanaler til eksamen og votering. Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde anbefaler, at vejledere benytter de indkaldelser, som studiesekretærerne laver i Outlook, hvor der indkaldes til ét møde og ikke to møder, som det fremgår af vejledningen på IT Supports hjemmeside.

Øvrige nyttige links
 

► Digital Eksamen

► ITS, guides til fjernundervisning, undervisning og møder

► Center for Digitalt Understøttet Læring (CDUL)

BILAG 1

I finder de studerendes telefonnumre i Digital Eksamen (brug Google Chrome eller Firefox som browser). Gå ind i Digital Eksamen → Tryk på modul/kursus for eksamen → Vis detaljer for alle besvarelser. Under gruppenavn vil den konkrete gruppe fremgå med navn og studienummer og nederst på siden under Opgavesæt, vil de studerendes telefonnumre fremgå.