Information om corona/covid-19 i forbindelse med undervisning og eksamen

For at sikre, at de online eksaminer, som du og dine medstuderende skal deltage i, fortsat har høj kvalitet, og for at sikre de bedst mulige vilkår for, at du/I kan demonstrere din/jeres viden, færdigheder og kompetencer, har Institut for Politik og Samfund og Institut for Sociologi og Socialt Arbejde udviklet disse guidelines til afvikling af digitale eksaminer.

Vi vil bede dig/jer om at sætte dig/jer godt ind i universitetets guidelines i god tid før eksamen. Det er en god ide at erfaringsudveksle og forventningsafstemme med medstuderende, vejleder og underviser, så vi i fællesskab kan sikre nogle inspirerende og udviklende eksaminer for dig og dine medstuderende. Du skal også være opmærksom på den information der løbende kan komme fra instituttet vedrørende eksaminer.

Eksamensordningen på AAU ligger på følgende hjemmesider: 
https://www.studieservice.aau.dk/studielegalitet
https://www.studieservice.aau.dk/eksamen/.

Afholdelse af digital eksamen kan ske ved brug af Microsoft Teams eller andet hensigtsmæssigt program. Vejledningen er udarbejdet med henblik på brug af Microsoft Teams.

Generelt for alle skriftlige og mundtlige prøver

• Vær sikker på, at du har afleveret ”Tro- og loveerklæring”. Dette gøres ved, at du afkrydser feltet omkring “Tro og loveerklæring” i Digital Eksamen samtidig med, at du uploader din opgave. Hvis du ikke har afkrydset tro-og loveerklæring i Digital Eksamen, kan du ikke gå til eksamen. Indsamles erklæringerne på anden måde, får du direkte besked af studiesekretæren.
   
• Ved gruppeeksamen bekræftes “Tro- og love-erklæring” sammen med besvarelsen (på vegne af gruppen). Det vil derfor kun være den studerende, som afleverer på vegne af gruppen, som ser erklæringen, men I skal være opmærksomme på, at en accept af invitationen til en gruppeaflevering også indebærer en accept af tro- og love-erklæringen på vegne af alle studerende i gruppen. 
   
• Vær sikker på, at du har opgivet dit telefonnummer via Digital Eksamen (i tilfælde af problemer med teknikken). Ved gruppeeksamen skal den studerende, som afleverer på vegne af gruppen, registrere gruppemedlemmernes telefonnumre i feltet "opgavesæt" på denne måde: 12345678 (navn), 12345678 (navn) osv. 
   
• Har du spørgsmål til afholdelsen af eksamen, skal du have kontaktet din underviser eller sekretær i god tid, så de har ordentlig tid til at besvare disse. 
   
• Sørg for, at de tilladte hjælpemidler er inden for rækkevidde. 
   
• Det er dit eget ansvar at have en computer med et velfungerende kamera og en velfungerende internetforbindelse.

Særligt for mundtlige prøver

Før eksamen

• Du vil blive indkaldt til eksamen via Microsoft Teams. Vær opmærksom på at godkende mødeindkaldelsen fra din AAU-mail. Her kan du downloade det relevante program på dine enheder. 
   
• Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet - gerne to dage før. Tjek at lyd, kamera, del-skærm-funktion og internetforbindelse fungerer optimalt på både PC/Mac og mobil, hvis en af enhederne skulle udvise systemsvigt.
  Opdater og genstart eventuelt din PC/Mac. Kontakt IT Support, hvis du oplever problemer.
   
• Sid klar i tilstrækkelig god tid til at deltage i den relevante eksamen (f.eks. 15 min før eksamens begyndelse). Afvent, at du vil blive ringet op fra Teams af eksaminator. (Alternativt, kan du efter aftale med eksaminator tilgå Teams-mødet via link i Outlook mødeindkaldelsen). 
   
• Hvis du påtænker at bruge en præsentation til eksamen, opfordres du til at sende præsentationen til eksaminator og censor senest 24 timer før eksamen ved at “besvare alle” i mødeindkaldelsen i Outlook (i tilfælde af tekniske problemer under eksamen). Del-skærm-funktion i Teams kan som udgangspunkt benyttes i eksamenssituationen. 
   
• Sørg for at informere eksaminator eller censor inden eksamen går i gang, hvis der er særlige hensyn, de skal tage højde for. 
   
• Forventningsafstem/spørg ind til, hvordan eksaminator og censor påtænker, at eksamen skal forløbe, før eksamen går i gang.
   
• Find dit studiekort frem, så du er sikker på, at du har det. Kan det ikke findes, skal du kontakte Facility Support. 
   
• Ved gruppeeksamen bør I aftale i god tid i gruppen, hvordan I vil understøtte, at alle bidrager i præsentation, besvarelse af spørgsmål og diskussion. Lav aftaler om dette med eksaminator og censor, før eksamen går i gang. Markering/række hånden op sker via chat-funktionen.
   
• Ved gruppeeksaminer skal I være afklarede omkring og have afstemt, hvordan I vil modtage jeres individuelle bedømmelse/karakteren – sammen eller hver for sig? Dette skal afstemmes med eksaminator og censor forud for eksamen. 

​Under eksaminationen

• For at deltage i mødet i Teams: Opstart Teams-appen på din computer og afvent opringning fra eksaminator (alternativt kan det aftales med eksaminator, at tilgang til Teams-mødet kan ske via link i Outlook). 
   
• Hav dit studiekort klar til at vise frem, hvis eksaminator og censor efterspørger det.
   
• Der skal bruges kamera under eksamen. Vær parat til at filme rundt i lokalet, hvor du sidder, samt at dele skærm, mens eksamen afvikles, hvis eksaminator eller censor beder dig om det.  AAU’s disciplinære regler foreskriver, at der skal filmes rundt i lokalet for at ’bevise’, at du er alene i lokalet og ikke kan få hjælp af andre. Dette gives der samtykke til gennem “Tro- og loveerklæringen”. Det er dog tilladt at sidde i samme lokale, som sine gruppemedlemmer under gruppeeksamen, hvis dette er drøftet og aftalt med eksaminator.
   
• Hav din mobiltelefon tilgængelig, men dog uden for rækkevidde, i tilfælde af tekniske nedbrud mens prøven afvikles.
   
• Forvent, at der undervejs i eksamen eventuelt tages en timeout, hvor du/I og eksaminator samt censor evaluerer, om eksaminationen forløber fint, eller om der skal laves ændringer. 
   
• Vær opmærksom på at tale tydeligt (og måske langsommere end ellers), så eksaminator og censor får alt med.  
   
• Ved votering forlader du eller eksaminator og censor Teams-mødet. Det aftales med eksaminator og censor, hvordan det vil foregå.

Bemærk ved tekniske udfordringer

• Såfremt der er tekniske udfordringer i forbindelse med afviklingen af mundtlige prøver, skal bedømmerne kompensere de studerende ved at give dem ekstra tid. Eksaminator og censor afgør på baggrund af et fagligt skøn, hvor meget tid der gives ekstra. 
   
• Kan prøven ikke gennemføres pga. tekniske udfordringer, kan prøven afholdes enten digitalt eller fysisk på et andet tidspunkt. 
   
• Ved tekniske nedbrud ringer censor eksaminator op via telefon mhp. at aftale det videre forløb.

► Generel vejledning til Microsoft Teams 

► Test af IT-udstyr

► Yderligere information om afholdelse af digitale eksaminer

► Se opfølgning på fysisk studiemiljø 2020

• Find flere oplysninger til studerende om corona/covid-19 på AAU

For English please scroll down!

Bemærk:

• Grupperum kan kun bookes via det elektroniske bookingsystem
• Der tildeles kun adgang for ét semester ad gangen. Ved opstart på nyt semester, skal der anmodes om adgang igen

Oprettelse/adgang

Hver enkelt gruppe har én fælles bookingadgang.

For at få adgang til systemet skal ét medlem af gruppen udfylde ansøgningsskemaet "Ansøgning om adgang" med de påkrævede informationer.

• Gruppen vil herefter blive oprettet i systemet, således at booking vil kunne begynde.
• Når en gruppe er oprettet, vil der automatisk blive sendt en systemgenereret e-mail til den oplyste mail adresse med password og brugernavn. 

Brugen af systemet

Booking foregår ved at gå ind på http://book.webbook.dk/auc/studbook/

• Hver gruppe kan booke op til 10 enheder af gangen.
• Hver enhed er af 1 times varighed.
• Der kan bookes hverdage 7-22.
• Når tidsrummet for den første enhed er udløbet, fornys retten til at booke endnu en gang.
• Når en gruppe booker, så vil der på skærmen komme besked om, hvilket betjentkontor man eventuelt skal henvende sig til for at få adgang med nøglekortet (hvis man booker i andre bygninger).
• Har gruppen booket en tid, som den alligevel ikke får brug for, så bedes den slettet, så andre grupper kan komme til.
• Når et rum er booket af en gruppe, råder gruppen over rummet i hele tidsrummet.

Bemærk

• Adgangskontrollen aktiveres fra kl. 15.30, afhængigt af bygning. 
• Alarmer tilsluttes kl. 20.
• Den elektroniske booking er eneste gyldige reservation af grupperum.
• Hvis dit login er udløbet eller ikke virker, så lav en ny ansøgning.
• Ved problemer kontakt venligst IT-afdelingen på mail: support@its.aau.dk

English version

Note: Group study rooms can only be booked via the online booking system.

User creation/access

Each group has one joint booking entrance.

To gain access to the system, one group member must fill in the application form ”Application for acces” with the required information. Find the application form for your education at the bottom of the page.

• The secretary will then create the group in the system so that bookings can be made.
• When a group has been created, an email with information about the password and username will be generated automatically and sent to the stated email address.

How to use the system

Booking is done by following this link http://book.webbook.dk/auc/studbook/

• Each group can book up to 10 units at a time.
• Each unit is of 1 hour duration.
• Weekdays can be booked 7-22.
• When the period of the first unit has expired, the right to book is renewed.
• A message with information on which office you should contact to get access with your key card will appear on the screen when a group books a room. (if you book in other buildings)
• If the group has booked a room they do not need anyway please delete it so others can use the room instead.
• When a room is booked by a group, the group has the room at its disposal throughout the period.

Note

• The access control is activated from 15.30, depending on the building. 
• Alarms are connected from 20.00.
• The electronic booking is the only valid reservation of the group room.

If problems occur, please contact the IT-department by email: support@its.aau.dk

Afregning sker via AAU eForms. Følg vejledningerne på de enkelte sider. Skulle der opstå behov for assistance bedes du henvende dig til din kontaktperson på AAU.

Sørg for at have al nødvendig dokumentation klar inden du går i gang - det vil ikke være muligt at gemme en kladde.

• Udfyld e-formularen
   
• Se vejledning til danske gæster
• See guide for English speaking guests

Afregning af rejser til censorer og gæsteforelæsere m.fl. skal ske i overensstemmelse med gældende bestemmelser for ansatte i staten (tjenesterejsecirkulæret).

Befordring 

Der skal så vidt muligt benyttes billigst offentlige transportmidler. Benyttelse af egen bil kan dog finde sted, hvor forholdene taler derfor, specielt når det i det givne tilfælde er det mest økonomiske for AAU. Taksten, for kørsel i egen bil er den af Finansministeriet fastsatte for anden godkendt kørsel (lav sats).

Taxa kan benyttes til og fra banegård/busterminal, når tjenstlige forhold nødvendiggør det, eller når afrejse/ankomst finder sted enten i de tidlige morgentimer eller sent på aftenen. Taxabilaget skal være forsynet med oplysning om, hvorfra og hvortil kørsel er foregået samt dato. Under tilsvarende forhold kan egen bil også benyttes til og fra bane-gård/busterminal/lufthavn, når udgiften ikke overstiger udgiften ved benyttelse af taxa til/fra nærmeste banegård/busterminal.

Flybilletter bestiller og betaler rejsende selv, bilag fra flybilletter vedhæftes rejseafregning, så pengene kan refunderes.

Fortæring

Der udbetales ikke time-/dagpenge for tjenesterejser, der varer mindre end 24 timer, men i stedet kan rimelige merudgifter til måltider m.v. refunderes mod dokumentation. Med "rimelige merudgifter" skal forstås ca. 40% af dagpenge for frokost eller middag.

Hotel 

Der gøres opmærksom på, at det er de foreliggende hotelaftaler for statslige tjenesterejser, som skal benyttes. Ved hotelreservationen skal det oplyses, at det er efter statsaftalen. Det bemærkes, at statsaftalen forudsætter kontant afregning.

Følgende hoteller kan benyttes i Aalborg:

Følgende hoteller kan benyttes i København:

Der kan kun bestilles hotel, hvis man har to på hinanden efterfølgende dage med eksamen.

Eller

Man skal have længere end 2½ times kørsel til hjemmet, før overnatning kan bestilles, og det skal altid være aftalt med studiesekretæren, før det bestilles.

Afregning

Afregning sker via AAU eForms. Følg vejledningerne på de enkelte sider. Skulle der opstå behov for assistance bedes du henvende dig til din kontaktperson på AAU.

Sørg for at have al nødvendig dokumentation klar inden du går i gang - det vil ikke være muligt at gemme en kladde.

De oplysninger, du afgiver, vil blive brugt i AAUs interne procedurer for udbetaling, og de vil i et vist omfang blive videregivet i forbindelse med udbetaling - f.eks. til dit pengeinstitut.

Bemærk venligst: eForms må IKKE anvendes af ansatte på AAU.

Ved yderligere spørgsmål kontakt: studieokonomi@id.aau.dk

Med venlig hilsen

Fællesadministrationen for Institut for Politik og Samfund & Institut for Sociologi og Socialt Arbejde